Uitgaande e-mail komt terug (mail bounce)

Mail bounces zijn "retour afzender berichten" die mailservers versturen als een mail om één of andere reden niet kan worden afgeleverd. Deze zijn vaak afkomstig van e-mailadressen beginnend met mailer-daemon@ en hebben een onderwerp dat lijkt op "Undelivered Mail Returned to Sender", "Failure notice" of "Delivery Status Notification (Failure)".

In de mail bounce staat in vrij technische bewoording omschreven wat het traject is dat jouw e-mail heeft afgelegd en wat er mis is gegaan met het afleveren. Vaak is het even zoeken naar het zinnetje dat de oorzaak verduidelijkt, er zijn veel verschillende oorzaken mogelijk waarom een mail niet afgeleverd kon worden en de diverse mailserver software omschrijven dit vaak op hun eigen manier.

Enkele veel voorkomende foutmeldingen

"User unknown"
"Mailbox unavailable"
"Recipient rejected"
"Sorry, no mailbox here by that name"

Dit zegt dat het e-mailadres waar je je e-mail naar gestuurd hebt niet (meer) bestaat.

"Message rejected due to content restrictions"

Dit zegt dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud, waarschijnlijk door een spamfilter

"Message blocked due to virus content of the message"

Dit zegt dat het bericht is afgewezen op basis van de inhoud, waarschijnlijk door een virusfilter

"Host or domain name not found. Name service error for name=.... type=....: Host

not found"

Dit zegt dat de domeinnaam in het e-mailadres niet (meer) bestaat

"Message size exceeds fixed limit"

Het bericht dat je probeerde te versturen was te groot, waarschijnlijk heb je een te grote bijlage meegestuurd. Bij Oni is het limiet op 25MB per bericht gezet, bij de meeste mailservers staat dit echter wat lager. Probeer je bestand op een andere manier te versturen.

"Quota exceeded (mailbox for user is full)"

De mailbox van de ontvanger is vol. Als je deze persoonlijk kent is het netjes hem/haar hiervan op de hoogte te stellen.

"Connection timed out"

Waarschijnlijk reageert de ontvangende mailserver niet op onze mailserver, misschien door een misconfiguratie of firewall instelling van de ontvangende server.

Word je overladen met mail-bounces?

Het komt ook voor dat je helemaal geen bericht hebt gestuurd en toch één of meerdere mail-bounces ontvangt. Hier kunnen twee redenen voor zijn:

  1. Je e-mailadres is gehackt
    Als je in de mail-bounce de tekst "Authenticated Sender" met jouw e-mailadres ziet staan dan is het wachtwoord van je e-mailadres mogelijk in handen gevallen van een spammer. Verander direct je e-mail wachtwoord, controleer je computer op virussen en stel ons op de hoogte!
  2. Spammers gebruiken jouw e-mailadres als afzender voor spam
    Bij e-mail is het vrij eenvoudig om niet je eigen afzender e-mailadres te gebruiken. Spammers doen dit regelmatig bij het versturen van grote oplages spam, waarbij de "retour afzender" berichten worden afgeleverd bij de niets vermoedende eigenaar van het e-mailadres dat ze hebben gebruikt. Je kan dit vergelijken met het versturen van een brief naar een niet bestaand adres waarbij je op de enveloppe het adres van je buurman vermeldt, omdat deze niet afgeleverd kan worden komt je brief uiteindelijk uit bij je buurman. Bij e-mail werkt dit precies zo, alleen in veel grotere hoeveelheden.

Veel klanten denken in eerste instantie dat ze opeens veel spam ontvangen en verzoeken ons om er wat aan te doen. Dit is heel vervelend en helaas technisch heel moeilijk tegen te gaan. Want omdat mail-bounces een legitiem doel dienen, namelijk je informeren als een mail niet is afgeleverd en om welke reden, kunnen wij hier niet op gaan filteren.

Wat je wel kunt doen:

  • Als je ziet dat de mail-bounces gericht zijn aan jouw domein, maar niet aan een bestaand e-mailadres (bijvoorbeeld: jidfewjfieowhjfio@domeinnaam.nl), zet dan het accepteren van ongeadresseerde e-mail voor dit domein uit (lees hier meer informatie)
  • Als je zeker weet dat je alleen van de Oni uitgaande mailservers gebruik maakt, dan kan je de SPF records van je domeinnaam scherper instellen. Dit zal ervoor zorgen dat minder mailservers spam vanaf jouw e-mailadres accepteren vanaf een andere mailserver dan de onze - hierdoor ontvang jij ook minder mail-bounces. Zie hier voor meer informatie.

Uiteindelijk is het vaak een kwestie van het even uitzitten, de spammers kiezen vaak vrij snel een ander mailadres als afzender van hun spam.